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Vertriebsprozess im B2B: Welche 5 Phasen bringen Umsatz, und wo geht er verloren?

Vertriebsprozess im B2B heißt: fünf Phasen vom ersten Kontakt bis zur Empfehlung, Qualifizieren, Vertrauen aufbauen, Angebot und Abschluss, Liefern und Ausbauen, Empfehlung. Die meisten Firmen verlieren Umsatz nicht an einem schlechten Verkäufer, sondern an fehlender Struktur. Hier siehst du, was in jede Phase gehört und wie du dein Leck in einer Woche findest.

Zu den 5 Phasen → Der Testkauf

Von Jakob Cesarz · Veröffentlicht am · ca. 8 Minuten Lesezeit

Ratgeber · Vertriebsprozess

Die 5 Phasen

  • QualifizierenPasst der Kunde zu uns?
    1
  • Vertrauen aufbauenVerbringt er Zeit mit uns?
    2
  • Angebot, Abschluss, NachfassenBetreuen statt abarbeiten
    3
  • Liefern und ausbauenErster Auftrag, weitere Produkte
    4
  • EmpfehlungDer Kunde wird zum Verbündeten
    5
Fundament: Prozess, Automatisierung, Daten
„Rückblickend hätten wir ihn viel früher einschalten sollen, das hätte uns Zeit und erhebliche Kosten erspart.“
Marek Mokot · CEO, Rawlplug
„Das Sales Audit mit Jakob sollte für jeden ein absolutes Muss sein!“
Jörg Brüne · CEO, Getränke Brüne
„Sein Blick auf unsere Vertriebsprozesse hat sofort Schwachstellen aufgedeckt, die wir selbst nicht gesehen haben.“
Sarah Adamo · CEO & Fachjuristin, Consulting
„Unsere gesamte Pipeline hat sich transformiert und wir generieren jetzt planbar neue Leads.“
Ardian Ademi · Unternehmer
„Die Jungs im Team sind absolut zuverlässig und verstehen ihr Fach.“
★★★★★ Thomas Bednorz · Google-Bewertung

Kurz erklärt: Ein Vertriebsprozess im B2B hat laut Jakob Cesarz, Vertriebsberater von Cesarz Consulting aus Grevenbroich in NRW, fünf Phasen: Qualifizieren, Vertrauen aufbauen, Angebot mit Abschluss und Nachfassen, Liefern und Ausbauen sowie Empfehlung. Das größte Leck im Mittelstand sind fehlende Prozesse und Automatisierung; aus seiner Erfahrung wird bei rund 9 von 10 Angeboten nicht nachgefasst.

Der Überblick

Der Vertriebsprozess in 5 Phasen: vom Erstkontakt bis zur Empfehlung.

Viele Ratgeber beschreiben den Vertriebsprozess bis zur Unterschrift. Danach ist Schluss. Genau dort liegt aber das Geld, das die meisten Unternehmen liegen lassen: im ersten Auftrag, im Ausbau mit weiteren Produkten und in Empfehlungen. Jakob Cesarz teilt den Prozess deshalb in fünf Phasen, die über den Abschluss hinausgehen. Unter allen fünf liegt ein Fundament, ohne das keine Phase zuverlässig funktioniert: klare Abläufe, Automatisierung und saubere Daten.

Qualifizieren

Passt der Kunde zu uns, und können wir ihm überhaupt helfen? Bedarf abklopfen, bevor Zeit investiert wird.

Vertrauen aufbauen

Interesse herausfinden, zeigen, was Produkt und Dienstleistung können, und den Kunden Zeit mit dir sammeln lassen.

Angebot, Abschluss, Nachfassen

Angebote, Verkaufsgespräche und der Abschluss. Und das Nachfassen, an dem die meisten Aufträge scheitern.

Liefern und ausbauen

Der erste Auftrag muss sitzen. Danach weitere und neue Produkte anbieten: Cross- und Upselling.

Empfehlung

Jeder Kunde kennt Lieferanten, Kunden und Bekannte. Mach ihn zu deinem größten Verbündeten.

Das Fundament darunter

Prozesse, Automatisierung und Daten tragen alle fünf Phasen. Fehlen sie, hilft auch der beste Verkäufer nur begrenzt.

Phase 1 und 2

Erst prüfen, ob es passt, dann Vertrauen aufbauen.

Phase 1, Qualifizieren: Hier wird kritisch hinterfragt, ob der Kunde langfristig zu dir passt und ob du ihm überhaupt helfen kannst. Kunden, die nur einmal kaufen, dürfen gern bleiben. Trotzdem gehört in diese Phase eine grundsätzliche Analyse des Bedarfs. Viele Unternehmen trennen Phase 1 heute bewusst von Phase 2, etwa mit KI oder mit Webinaren, in denen sich Interessenten selbst qualifizieren.

Phase 2, Vertrauen aufbauen: Jetzt geht es darum, das Interesse des Kunden herauszufinden und zu zeigen, was dein Produkt oder deine Dienstleistung kann. Vor allem aber soll der Kunde Zeit mit dir sammeln, über Social Media, Newsletter, YouTube oder Unterlagen, die du ihm schickst. Warum genau diese Zeit über den Kauf entscheidet, erklärt der Ratgeber Wann kauft ein Kunde?.

Beispiel

Phase 1 und 2

Passt er, und vertraut er?

  • Wollen wir langfristig mit ihm arbeiten?Qualifizieren
    1
  • Können wir ihm wirklich helfen?Bedarf abklopfen
    1
  • Webinar oder KI vorschaltenInteressenten qualifizieren sich selbst
    Option
  • Social Media, Newsletter, YouTubeDer Kunde sammelt Zeit mit dir
    2
Erst passend, dann vertraut

Phase 3

9 von 10 Angeboten: Hier versickert der Umsatz.

In Phase 3 werden Angebote erstellt und Verkaufsgespräche geführt. Der Schmerz und das Interesse des Kunden werden noch tiefer herausgearbeitet, alles dreht sich um den Abschluss. Und genau hier liegt das sichtbarste Leck: Aus der Erfahrung von Jakob Cesarz wird bei rund 9 von 10 Angeboten nicht nachgefasst. Das ist keine Studie, sondern seine Beobachtung aus 500+ Kundenprojekten, und die Werte schwanken von Firma zu Firma. Erschreckend sind sie fast immer.

Der Grund ist simpel: Es wird kaum hinterfragt. Nach dem Angebot wird abgearbeitet statt betreut. Wie Nachfassen mit echtem Mehrwert klingt, zeigen die fünf Nachfass-Vorlagen im Downloadbereich. Wie ein KI-Assistent Nachfass-Mails im Stil deines Teams vorbereitet, steht auf der Seite KI-Vertriebsautomatisierung.

Wo Aufträge verloren gehen

Beispiel-Darstellung
  1. Anfragenicht qualifiziert
  2. GesprächSchmerz nicht herausgearbeitet
  3. Angebotnicht nachgefasst
  4. Auftrag
Das größte Leck sitzt nach dem Angebot: Es wird abgearbeitet statt betreut.

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Vertrieb prüfen lassen → Nachfass-Vorlagen als PDF

Phase 4 und 5

Nach dem Abschluss fängt das Geld erst an.

Der Kunde hat gekauft, jetzt muss geliefert werden. Gerade beim ersten Kauf ist das entscheidend. Neukunden sollten zu Beginn deutlich bevorzugt behandelt werden, weil der Aufwand, einen Neukunden zu gewinnen, um ein Vielfaches höher ist als der, einen Bestandskunden zu reaktivieren. Danach folgen die beiden Phasen, die in fast jedem Unternehmen zu kurz kommen.

Cross- und Upselling wird kaum gemacht

Kaum ein Vertriebler bietet Bestandskunden von sich aus weitere oder neue Produkte an. Jakob Cesarz war mit sehr vielen Verkäufern unterwegs: Wenn es nicht ausdrücklich delegiert wurde, wurde es kaum getan. Der Anreiz, so mehr Provision zu verdienen, ist bei zu wenigen präsent. Deshalb gehört Ausbau als feste Aufgabe in den Prozess.

Empfehlungen: Schulnote 6

Jeder Kunde hat Lieferanten, andere Kunden und Bekannte. Trotzdem machen die meisten Unternehmen keinerlei Empfehlungsmarketing. Dabei gibt es einfache Mechanismen, die nebenbei laufen und heute automatisiert funktionieren, ohne dass jemand aktiv werden muss. Wie das konkret aussieht, zeigt Jakob Cesarz vor Ort im Projekt.

Merksatz: Der Kunde, der schon gekauft hat, ist dein günstigster nächster Umsatz und dein bester Verkäufer.

„Sein Blick auf unsere Vertriebsprozesse hat sofort Schwachstellen aufgedeckt, die wir selbst nicht gesehen haben. Seine Kombination aus Vertrieb und Marketing ist die Zukunft, ich war positiv überrascht von den schnellen Ergebnissen.“

Sarah AdamoCEO & Fachjuristin, Consulting

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Der blinde Fleck

Das größte Leck ist keine Person. Es ist die fehlende Struktur.

Wenn Umsatz fehlt, suchen Geschäftsführer die Ursache meist bei einem Vertriebsmitarbeiter, bei den Verkaufstechniken oder bei zu wenig Marketing. In den Projekten von Jakob Cesarz zeigt sich fast immer etwas anderes: Es fehlen Prozesse, Strategie und Automatisierung. Das ist mit Abstand der größte blinde Fleck, den Unternehmer, Führungskräfte und Verkäufer nicht sehen. Drei Fehler tauchen dabei immer wieder auf.

Keine Prozesse, keine Automatisierung

Jeder macht es anders, nichts läuft von selbst. Was nicht festgelegt ist, wird im Alltag vergessen, allen voran das Nachfassen.

Ein Spielfeld ohne Mannschaft

Bildet sich der Chef selbst nicht weiter, bleibt der Vertrieb stehen. Wer ohne Mannschaft aufs Fußballfeld läuft, verliert jedes Spiel. Mehr dazu im Ratgeber Vertrieb aufbauen.

Zu wenig Daten

Je mehr Informationen vorliegen, desto besser kann KI Angebote und Nachfass-Mails auf den Kunden zuschneiden und auf das hinweisen, was ihm wichtig ist.

Erst der Prozess, dann die KI. Wer ohne festen Ablauf automatisiert, beschleunigt nur das Chaos. Welche Zahlen den Prozess messbar machen, zeigt der Ratgeber Vertriebskennzahlen.

Der erste Schritt

Kauf einmal selbst bei deiner eigenen Firma ein.

Der einfachste Weg, deinen Vertriebsprozess sichtbar zu machen, kostet fast nichts: Geh ihn selbst durch, wie ein ganz normaler Neukunde, unter falschem Namen. Jakob Cesarz hat das zum ersten Mal als Vertriebsleiter bei Dirk Kreuter gemacht und ist dort alle Prozesse vom Erstkontakt bis zum Kauf durchlaufen. Heute macht er das praktisch bei all seinen Kunden.

Du erlebst dabei jede der fünf Phasen aus Sicht deines Kunden: Wie schnell kommt eine Antwort? Wird geprüft, ob du überhaupt passt? Wirst du nach dem Angebot nachgefasst, oder hörst du nie wieder etwas? Jeder Geschäftsführer sollte das regelmäßig machen. Auf diese simple Idee kommt nur kaum jemand. Wer den Blick von außen lieber gleich mit einem Profi macht, findet ihn in der Vertriebsanalyse im Sales Audit.

Checkliste

Testkauf · unter falschem Namen

Dein Blick als Kunde

  • Wie schnell kommt die erste Antwort?Anfrage über Website, Mail oder Telefon
    1
  • Wird geprüft, ob du passt?Fragen zu Bedarf und Ziel
    2
  • Wird nach dem Angebot nachgefasst?Wann, wie oft, mit welchem Mehrwert
    3
  • Wie fühlt sich der Kauf an?Und was passiert danach?
    4
Regelmäßig wiederholen
20+ JahreVertrieb und Marketing, vom Vertriebsleiter bis zum Chief Sales Officer
Ex-CSOVertriebsleiter bei Dirk Kreuter, einer sehr bekannten Vertriebsmarke im DACH-Raum
500+Kundenprojekte in Vertrieb, Marketing und KI
2Unternehmen vor der Insolvenz gerettet
Gründerder ersten Kaltakquise-Telefon-KI
5,0 Bewertung im Google-Unternehmensprofil

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Fragen & Antworten

Häufige Fragen zum Vertriebsprozess.

Was Geschäftsführer wissen wollen, wenn Angebote liegen bleiben und Bestandskunden zu wenig kaufen. Deine Frage ist nicht dabei? Schreib per WhatsApp.

Frage per WhatsApp stellen →

Welche Phasen hat ein Vertriebsprozess im B2B?

Jakob Cesarz unterscheidet fünf Phasen: Qualifizieren, Vertrauen aufbauen, Angebot mit Abschluss und Nachfassen, Liefern und Ausbauen sowie Empfehlung. Darunter liegt als Fundament ein klarer Prozess mit Automatisierung und sauberen Daten. Viele Unternehmen hören nach dem Abschluss auf und verschenken damit die Phasen, in denen Kunden am günstigsten weiteren Umsatz bringen.

Wo verlieren Unternehmen im Vertriebsprozess am meisten Umsatz?

Das größte Leck sind fehlende Prozesse und fehlende Automatisierung, nicht einzelne Mitarbeiter, Verkaufstechniken oder zu wenig Marketing. Am deutlichsten zeigt es sich nach dem Angebot: Aus der Erfahrung von Jakob Cesarz wird bei rund 9 von 10 Angeboten nicht nachgefasst.

Warum sollten Neukunden bevorzugt behandelt werden?

Weil der Aufwand, einen Neukunden zu gewinnen, um ein Vielfaches höher ist als der, einen Bestandskunden zu reaktivieren. Gerade der erste Auftrag entscheidet, ob der Kunde bleibt. Deshalb sollte die erste Lieferung mit besonderer Sorgfalt laufen.

Warum machen Vertriebler so selten Cross- und Upselling?

Laut Jakob Cesarz wird es kaum getan, wenn es nicht ausdrücklich delegiert wurde, und der Anreiz, über weitere Produkte mehr Provision zu verdienen, ist bei zu wenigen Verkäufern präsent. Cross- und Upselling gehört deshalb als feste Aufgabe in den Prozess, nicht in die Hoffnung.

Wie finde ich heraus, wo mein Vertriebsprozess hakt?

Kauf selbst bei deiner eigenen Firma ein, unter falschem Namen, wie ein ganz normaler Neukunde. Jakob Cesarz hat das als Vertriebsleiter bei Dirk Kreuter gemacht und macht es heute bei praktisch allen Kunden. Du siehst sofort, wie schnell geantwortet wird, ob nachgefasst wird und wie sich der Kauf anfühlt.

Wer hilft mir in NRW, meinen Vertriebsprozess aufzubauen?

Jakob Cesarz von Cesarz Consulting aus Grevenbroich analysiert den Vertriebsprozess im Mittelstand live im Alltag und setzt die Verbesserungen mit dem Team um, inklusive Automatisierung und CRM. Er ist dafür vor Ort in ganz NRW, etwa in Düsseldorf, Köln, Neuss und im Ruhrgebiet, und remote im DACH-Raum.

Begrenzte Plätze

Fünf Phasen, ein Fundament. Fang beim Leck an.

In 30 Minuten schaust du mit Jakob, in welcher Phase dein Vertrieb heute am meisten verliert. Weil Jakob Cesarz immer auch vor Ort beim Kunden ist, betreut er nur wenige Mandate gleichzeitig.

Porträt Jakob Cesarz, Vertriebsberater aus Grevenbroich
Jakob Cesarz

Vertriebsberater und Inhaber von Cesarz Consulting in Grevenbroich (NRW). Über 20 Jahre Vertrieb und Marketing, zuletzt Chief Sales Officer bei Dirk Kreuter, 500+ Kundenprojekte, Gründer der ersten Kaltakquise-Telefon-KI. Mehr über Jakob

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Leistungen

Wie Jakob Cesarz deinen Vertrieb unterstützt.

Vertriebsberatung NRWAnalyse, Strategie und Umsetzung vor Ort in ganz NRW.Vertriebsanalyse & Sales AuditFinde heraus, wo dein Vertrieb Umsatz verliert.VertriebscoachingDein Team verkauft sicherer, strukturierter und mit mehr Abschlüssen.KI im VertriebLead-Priorisierung, Follow-ups und Reporting automatisiert.Neukundengewinnung B2BPlanbar neue Kunden statt Zufall und Bauchgefühl.Leadgenerierung & MarketingKampagnen und Funnels, die dein Vertrieb auch abschließt.
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