Tools vor dem Prozess
Es gibt keinen klaren Plan, wer wann welchen Lead wie bearbeitet. Die KI automatisiert also etwas, das nie geregelt war.
Wissen · KI im Vertrieb · NRW
KI im Vertrieb: Was wirklich Umsatz bringt und was nur Tokens verbrennt.
KI im Vertrieb beschäftigt viele Mittelständler. Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern am fehlenden Vertriebsprozess. Hier siehst du, was KI-Vertriebsautomatisierung wirklich ist, welche drei Automatisierungen bei Kunden laufen und woran du erkennst, ob sich das für dich lohnt.
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KI im Vertrieb · Fundament
Erst der Prozess, dann die KI
- 1. ProzessWer bearbeitet welchen Lead wann und wie?Zuerst
- 2. DatenSauberes CRM, nichts Wichtiges fehltDann
- 3. ZielWoran wird gemessen, ob die KI Gewinn bringt?Dann
- 4. KIAutomatisierung auf festem FundamentErst jetzt
Gewinn
„Rückblickend hätten wir ihn viel früher einschalten sollen, das hätte uns Zeit und erhebliche Kosten erspart.“
„Das Sales Audit mit Jakob sollte für jeden ein absolutes Muss sein!“
„Sein Blick auf unsere Vertriebsprozesse hat sofort Schwachstellen aufgedeckt, die wir selbst nicht gesehen haben.“
„Unsere gesamte Pipeline hat sich transformiert und wir generieren jetzt planbar neue Leads.“
„Die Jungs im Team sind absolut zuverlässig und verstehen ihr Fach.“
Kurz erklärt: KI im Vertrieb (KI-Vertriebsautomatisierung) bedeutet, wiederkehrende Vertriebsaufgaben wie Lead-Priorisierung, Nachfassen, Recherche und Reporting von KI erledigen zu lassen, damit das Vertriebsteam seine Zeit auf Gespräche und Abschlüsse verwendet. Cesarz Consulting (Jakob Cesarz, Grevenbroich, NRW) setzt solche Systeme im Mittelstand um: erst der Vertriebsprozess, dann die KI, immer mit messbarem Ziel.
Das Problem
KI im Vertrieb: Warum so viele Projekte Geld verbrennen.
Im Mittelstand zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Ein Unternehmen kauft KI-Tools, bevor es einen funktionierenden Vertriebsprozess hat. Dann wird die KI auf das Chaos gesetzt, und das Chaos wird nur teurer.
Keine sauberen Daten
Im CRM fehlt, was die KI braucht, oder jeder im Team arbeitet mit eigenen Listen.
Kein messbares Ziel
Niemand legt fest, woran sich die KI messen lassen muss. Ob sie Gewinn bringt, weiß am Ende keiner.
Unfassbar, aber leider normal: Viele Unternehmen haben so erhebliche Summen an Tokens verpulvert, ohne einen einzigen zusätzlichen Abschluss. Der Ansatz von Jakob Cesarz ist genau umgekehrt: Erst der Prozess, dann die KI.
Begriff
Was KI-Vertriebsautomatisierung ist und was nicht.
Richtig eingesetzt, übernimmt KI die Arbeit, die dein Team jeden Tag Zeit kostet und keinen Abschluss bringt. Wenn klar ist, wie dein Vertrieb funktionieren soll, arbeitet KI Hand in Hand mit deinem Team: effektiv, effizient und vor allem gewinnbringend.
Lead-Priorisierung
Welche Kontakte haben heute die höchste Abschlusswahrscheinlichkeit, und warum?
Nachfassen
Follow-up-E-Mails, die zur Situation des Kunden passen und im Stil des jeweiligen Mitarbeiters geschrieben sind.
Recherche
Neue Zielkunden finden, die deinen besten Kunden ähneln, ohne stundenlanges Suchen.
Reporting
Pipeline, Forecast und Teamleistung auf einen Blick, ohne manuelles Zusammensuchen.
Was es nicht ist: ein Chatbot, der deine Kunden nervt, oder ein Tool, das dir den Vertrieb abnimmt. KI verstärkt einen guten Prozess. Einen schlechten macht sie nur schneller schlecht.
Wo verliert dein Team Zeit, die KI übernehmen kann?
Im Erstgespräch schauen wir, welche Aufgaben in deinem Vertrieb sich automatisieren lassen und was vorher im Prozess stehen muss. Du willst erst selbst loslegen? Die Nachfass-Vorlagen zeigen dir, wie gute Follow-ups aufgebaut sind.
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Praxisbeispiele
Drei Automatisierungen, die bei Kunden laufen.
Keine Theorie, sondern Systeme aus echten Kundenprojekten im Mittelstand. Jedes davon löst eine konkrete Aufgabe im Vertriebsalltag und sitzt auf einem sauberen Prozess.
Cookie-freies CRM mit Follow-up im Stil des Mitarbeiters
Für einen mittelständischen Kunden haben wir ein eigenes CRM-System gebaut und direkt an seine Website angeschlossen, komplett ohne Cookies. Dadurch war erstmals sichtbar, welche Leads sich auf welchen Seiten bewegen und woher sie kommen. Darauf aufbauend schreibt ein automatisches Follow-up-System passende E-Mails an diese Leads, und zwar in der Schreibweise des jeweiligen Mitarbeiters. Der Mitarbeiter prüft und spart die Zeit fürs Formulieren.
Der Zwillings-Agent
Die Vertriebler markieren im CRM ihre Wunschkunden. Ein separater KI-Agent recherchiert daraufhin eigenständig neue potenzielle Zwillinge: Unternehmen, die den besten Kunden in Branche, Größe und Situation ähneln. Die Neukundenliste füllt sich, ohne dass jemand stundenlang sucht.
Das Next-Best-Lead-Dashboard
Ein Vertriebsdashboard mit genau einer Aufgabe: jeden Morgen zu zeigen, welche Leads als Nächstes am besten abzuschließen sind. Im Beispiel unten wurden 10.168 Leads automatisch gescannt, nach Abschlusswahrscheinlichkeit sortiert und mit einer Begründung versehen, warum genau heute der richtige Tag für den Anruf ist.
Weitere Praxisbeispiele · AlFiPa
Mehr KI im Vertrieb aus der Praxis.
Zwei weitere Projekte zeigen, wie KI und Automatisierung im Vertrieb eines Industrieunternehmens zusammenspielen. Beide sind für AlFiPa entstanden, einen Folienhersteller aus Köln: ein Akquiseagent, der offene Angebote nachfasst, und ein Folien-Konfigurator, der jede Kundenkonfiguration direkt an den Vertrieb meldet. In beiden Fällen übernimmt die Technik die Fleißarbeit, und der Mensch behält die Entscheidung.
Akquiseagent „| AF“ · das Neueste
Kein offenes Angebot geht mehr unter.
Der Akquiseagent arbeitet im Vertriebspostfach von AlFiPa. Er erkennt offene Angebote und Anfragen, auf die noch keine Antwort kam, und schreibt jeden Werktag automatisch Nachfass-Entwürfe im Schreibstil des Vertrieblers, auf Deutsch, Englisch, Spanisch oder Polnisch. Jeder Entwurf trägt am Betreff das Kürzel „| AF“. Der Mensch prüft und sendet, nichts geht ungeprüft raus.
- Fester Rhythmus: 5, 10, 20 und 40 Tage, danach alle 60 Tage
- Hört nie auf und probiert immer neue Ansätze
- Dashboard mit Strategie je Kontakt
- Lernt aus Antworten, welche Ansätze funktionieren
- Kunde antwortet: Das Dashboard fragt „stoppen oder weiter?“
- Schlägt Zwillinge vor: Firmen in Europa, die das Gleiche herstellen wie bestehende Kunden
Akquiseagent · Dashboard
Nachfass-Entwürfe von heute
- Angebot 4711 | AFKunde A GmbH · Tag 10 · DeutschEntwurf bereit
- Re: Anfrage Verbundfolie | AFFolienwerk B · Tag 40 · Englisch · neuer AnsatzEntwurf bereit
- Oferta 0815 | AFFirma C S.L. · Tag 5 · SpanischEntwurf bereit
- Kunde D hat geantwortetNachfassen stoppen oder weiter?Deine Entscheidung
- Zwilling gefunden: Folienwerk Estellt Ähnliches her wie Kunde A GmbH · EuropaVorschlag
Rhythmus 5 · 10 · 20 · 40 · alle 60 Tage
Darstellung mit anonymisierten Daten. Firmen, Betreffs und Nummern sind Platzhalter.
Folien-Konfigurator mit Anfrage-Info
Der Vertrieb weiß sofort, was der Kunde konfiguriert hat.
Für Kundentermine vor Ort hat AlFiPa eine interaktive Präsentation als Website bekommen: offline lauffähig am Laptop oder Beamer, auf Deutsch und Englisch, 14 Folien mit animierter Fertigung. Herzstück ist ein Folien-Konfigurator mit 17 Materialien, passenden Dicken und Live-Muster-Check.
Konfiguriert ein Kunde eine Folie, geht automatisch eine Anfrage mit der kompletten Konfiguration per Mail an den AlFiPa-Vertrieb: Material, Dicke, Breite, Mengen, Kern und Notiz. Der Vertrieb weiß damit sofort, welcher Kunde was braucht. Richtpreise bleiben hinter einem Code geschützt.
Beide AlFiPa-Projekte findest du auch in den Projekten aus der Praxis.
Das Ergebnis
+318 % Gewinn, weil die KI auf einem Prozess sitzt.
Das Next-Best-Lead-Dashboard hat bei einem anonymen Mittelständler zu +318 % Gewinn beigetragen. Nicht, weil die KI zaubert, sondern weil sie auf einem sauberen Prozess sitzt und das Team jeden Tag an den richtigen Leads arbeitet.
+318 %
Gewinn
Anonymer Mittelständler · KI-Projekt
Was gebaut wurde
- Next-Best-Lead-Dashboard für die tägliche Anrufliste
- 10.168 Leads automatisch gescannt
- Sortiert nach Abschlusswahrscheinlichkeit
- Zu jedem Lead die Begründung „Warum heute?“
Warum es wirkt
- Erst der Prozess, dann die KI
- Die KI sitzt auf einem sauberen Prozess
- Das Team arbeitet jeden Tag an den richtigen Leads
- KI und Team arbeiten Hand in Hand
Einzelergebnis aus einem Kundenprojekt, keine Garantie für dein Unternehmen. Zur ganzen Fallstudie
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Voraussetzung
Erst der Prozess, dann die KI.
Bevor eine einzige Automatisierung gebaut wird, klären wir drei Dinge. Das spart dir Geld für Tools, die nichts bringen, und sorgt dafür, dass die KI später an einem klaren Ziel gemessen werden kann.
Der Prozess
Wie kommt ein Lead rein, wer bearbeitet ihn, was passiert nach dem ersten Kontakt, wann gilt er als verloren?
Die Daten
Gibt es ein CRM, sind die Daten sauber, was fehlt? Ohne saubere Kundendaten ist KI wie ein Navi ohne Karte.
Das Ziel
Woran messen wir, ob die KI Gewinn bringt: mehr Termine, kürzere Verkaufszyklen, höhere Abschlussquote?
Erst wenn das steht, kommt die KI. Dann aber richtig.
Ablauf
So läuft dein KI-Projekt ab: vier klare Schritte.
Du weißt vorher, was passiert. Zuerst wird verstanden, wie dein Vertrieb heute arbeitet, dann wird entschieden, welche Automatisierung sich lohnt, und erst danach wird gebaut.
-
Erstgespräch
Du schilderst deinen Wunsch, deine Ist-Situation und wo du hinwillst.
30 Min · unverbindlich -
Analyse
Digital oder direkt vor Ort in deinem Unternehmen. Wie das abläuft, liest du bei der Vertriebsanalyse.
Prozess, Daten, Ziel -
Maßnahmen-Gespräch
Du erfährst konkret, was festgestellt wurde, was ich an deiner Stelle tun würde und welche Schritte dich zum Ziel bringen.
Klartext statt Folien -
Umsetzung
Mit deinem Team, integriert ins CRM, optimiert bis die Zahlen stimmen.
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20+ JahreVertrieb und Marketing
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Für wen
Für wen sich KI-Vertriebsautomatisierung lohnt.
KI bringt dort am meisten, wo Leads schon da sind, aber im Alltag versickern. Entscheidend ist weniger die Teamgröße als die Zahl deiner Leads und ein sauberer Prozess.
Passt gut, wenn
- du Mittelständler mit eigenem Vertriebsteam bist
- Leads da sind, aber im Alltag versickern
- du ein CRM hast oder es sauber einführen willst
- du Vertrieb als System sehen willst, nicht als Glückssache
Erst Marketing, dann KI
Wenn du noch keine Leads hast, brauchst du zuerst Marketing, nicht KI. Auch dabei gibt es Unterstützung, aber in der richtigen Reihenfolge: mit Leadgenerierung B2B und Performance-Kampagnen, danach mit Automatisierung.
Und wenn du nicht weißt, wo dein Vertrieb gerade Umsatz verliert, ist die Vertriebsanalyse der bessere erste Schritt.
Passt KI zu deinem Vertrieb?
In 30 Minuten prüfen wir, ob Prozess und Daten bereit sind und wo KI dir wirklich Zeit spart.
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Ergebnisse aus der Praxis
KI ist ein Werkzeug. Gewinn kommt aus dem System.
Die Ergebnisse kommen aus Projekten, in denen Vertrieb, Marketing und Automatisierung zusammengespielt haben. Beim Next-Best-Lead-Dashboard waren es +318 % Gewinn, bei WEWO Schrauben +601 % Gewinn in 3 Jahren, unter anderem durch automatisierte Prozesse. Alle Fallstudien mit Vorher und Nachher findest du unter Ergebnisse und Fallstudien.
+601 %Gewinn in 3 Jahren, WEWO Schrauben
+434 %Umsatz in 5 Monaten, Ulrich Kammerer Akademie
ROAS 20Performance-Marketing, NFT Gyms
235neue Mitglieder in 12 Monaten, Golfclub Mettmann
Einzelergebnisse aus Kundenprojekten, keine Garantie für dein Unternehmen. Alle Fallstudien ansehen
Unternehmen, mit denen Jakob Cesarz gearbeitet hat
Knauf Insulation
Rawlplug
WEWO Schrauben
API
Jobware
Dimension Solutions
BVFI
Ulrich Kammerer Akademie
Getränke Brüne
Alfipa
Kinpoint
IMAG
DIM
Abrix
Dein Ansprechpartner
KI-Projekte mit dem Blick eines Vertriebsleiters.
Dein KI-Projekt begleitet Jakob Cesarz persönlich, Inhaber von Cesarz Consulting in Grevenbroich. Über 20 Jahre Vertrieb und Marketing, zuletzt als Chief Sales Officer bei Dirk Kreuter, dazu Gründer der ersten Kaltakquise-Telefon-KI. Du bekommst keinen Tool-Verkäufer, sondern jemanden, der Vertrieb aus der Verantwortung für Team und Zahlen kennt.
Gebaut wird mit den Werkzeugen, die zu deinem CRM, deinem Team und deinem Budget passen, oft individuell entwickelt statt von der Stange. Datenschutz ist dabei Teil des Designs, nicht ein nachträglicher Haken.
20+ JahreVertrieb und Marketing, vom Vertriebsleiter bis zum Chief Sales Officer
Ex-CSOVertriebsleiter bei Dirk Kreuter, einer sehr bekannten Vertriebsmarke im DACH-Raum
500+Kundenprojekte in Vertrieb, Marketing und KI
2Unternehmen vor der Insolvenz gerettet
Gründerder ersten Kaltakquise-Telefon-KI
Fragen & Antworten
Häufige Fragen zu KI im Vertrieb.
Was Geschäftsführer vor einem KI-Projekt im Vertrieb wissen wollen. Deine Frage ist nicht dabei? Schreib per WhatsApp, werktags bekommst du innerhalb von 1 Stunde eine Antwort.
Was kostet KI-Vertriebsautomatisierung im Mittelstand?
Das hängt vom Umfang ab, vom einmaligen Sales Audit bis zum mehrmonatigen Mandat. Im Erstgespräch bekommst du eine ehrliche Einschätzung, ob und in welchem Rahmen sich das für dich rechnet. Wichtiger als der Preis: Ohne sauberen Vertriebsprozess ist jeder Euro für KI-Tools verbrannt.
Wie lange dauert die Einführung von KI im Vertrieb?
Das hängt vor allem von deinem Prozess und deinen Daten ab. Eine einzelne Automatisierung ist schneller eingeführt als ein komplettes System mit CRM, automatischen Follow-ups und Dashboard. Eine realistische Einschätzung bekommst du nach der Analyse im Maßnahmen-Gespräch.
Brauche ich ein CRM für KI-Vertriebsautomatisierung?
Ja. KI ohne saubere Kundendaten ist wie ein Navi ohne Karte. Wenn du noch keins hast, ist die Einführung Teil des Projekts. Wenn du eins hast, prüfen wir Datenqualität und Prozesse.
Welche KI-Tools setzt Jakob Cesarz ein?
Das entscheidet der Prozess, nicht der Hype. Gebaut wird mit den Werkzeugen, die zu deinem CRM, deinem Team und deinem Budget passen, oft individuell entwickelt statt von der Stange. Entscheidend ist, dass die KI Hand in Hand mit deinem Team arbeitet.
Ist KI-Vertriebsautomatisierung DSGVO-konform?
KI im Vertrieb lässt sich datenschutzfreundlich aufbauen, zum Beispiel mit dem cookie-freien CRM aus dem Praxisbeispiel. Datenschutz ist bei Cesarz Consulting Teil des Designs, nicht ein nachträglicher Haken. Eine rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht, dafür sind dein Datenschutzbeauftragter oder deine Rechtsberatung zuständig.
Lohnt sich KI im Vertrieb auch für kleine Vertriebsteams?
Oft ja, weil jede gesparte Stunde direkt in Gespräche fließen kann. Entscheidend ist weniger die Teamgröße als die Zahl deiner Leads und ein sauberer Prozess. Ob es sich für dich rechnet, klären wir ehrlich im Erstgespräch.
Wer hilft bei KI im Vertrieb in NRW?
Jakob Cesarz von Cesarz Consulting aus Grevenbroich setzt KI im Vertrieb für den Mittelstand um, vor Ort in ganz NRW, etwa in Düsseldorf, Köln, Neuss, Mönchengladbach und im Ruhrgebiet, und remote im DACH-Raum. Sein Grundsatz: erst der Vertriebsprozess, dann die KI. Aus seinen Projekten stammen unter anderem ein Next-Best-Lead-Dashboard und ein Zwillings-Agent.
Begrenzte Plätze
KI, die Gewinn bringt, beginnt mit deinem Prozess.
Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob dein Vertrieb bereit für KI ist und welche Automatisierung sich zuerst lohnt. Weil Jakob Cesarz immer auch vor Ort beim Kunden ist, sind die Plätze begrenzt.
Jakob Cesarz
Vertriebsberater und Inhaber von Cesarz Consulting in Grevenbroich (NRW). Über 20 Jahre Vertrieb und Marketing, zuletzt Chief Sales Officer bei Dirk Kreuter, 500+ Kundenprojekte, Gründer der ersten Kaltakquise-Telefon-KI. Mehr über Jakob
Sichere dir deinen Termin mit Jakob.
30 Minuten mit Jakob Cesarz persönlich. Wir schauen gemeinsam auf deinen Prozess und die größten Hebel für KI in deinem Vertrieb.
- 5,0 bei Google
- 5,00/5 bei ProvenExpert
- 500+ Kundenprojekte
- Ex-CSO bei Dirk Kreuter
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Weitere Leistungen
Was zu KI im Vertrieb dazugehört.
Vertriebsberatung NRWAnalyse, Strategie und Umsetzung vor Ort in ganz NRW.Vertriebsanalyse & Sales AuditFinde heraus, wo dein Vertrieb Umsatz verliert.VertriebscoachingDein Team verkauft sicherer, strukturierter und mit mehr Abschlüssen.Neukundengewinnung B2BPlanbar neue Kunden statt Zufall und Bauchgefühl.Leadgenerierung & MarketingKampagnen und Funnels, die dein Vertrieb auch abschließt.